Klient sdělí BPA svou představu o cílech a obsahu zamýšleného projektu. V BPA provedeme vyhodnocení a navrhneme v rámci písemného dotačního auditu optimální korekce v záměru tak, aby korespondoval s prioritami vhodného dotačního titulu. Tyto vhodné dotační tituly klientovi představíme – písemně, jasně a srozumitelně. Upozorníme klienta na rizika, termíny i klíčové podmínky dotačního programu.
Po společném detailním rozboru dotačního auditu se snažíme vytvořit si společně s klientem jasný názor, zda zvažovaný projekt má smysl realizovat s dotační podporou či nikoliv. Hledáme přínosy a náklady. Nejednou dojdeme k závěru, že žádat o dotaci smysl nemá. Dojdou-li obě strany k přesvědčení, že příprava žádosti smysl má, začne ji BPA neprodleně připravovat. Od této chvíle jsme s klientem na stejné lodi a usilujeme o získání a udržení dotace společně s ním. Jsou zahájeny práce na kompletní žádosti, zejména studii proveditelnosti. Studie tvoří společně s finanční analýzou naprosto stěžení část naší práce pro klienty. Na kvalitě zpracování těchto dvou dokumentů závisí osud přidělení dotace. Výstupy ze studie proveditelnosti a finanční analýzy přepíšeme do formulářů dotační žádosti, což je již jen administrativní úkon a žádost včas odešleme na správné místo.
Poté společně s klientem čekáme na rozhodnutí poskytovatele dotace. Ano nebo Ne? Zpravidla Ano, protože neživotaschopné projekty se nedostaly dál než k dotačnímu auditu. Poté klient podepíše smlouvu o dotaci s poskytovatelem a začne se s realizací naplánovaného projektu. Obvykle musíme připravit několik výběrových řízení. Je nutné si uvědomit, že příjemce dotace nakládá s veřejnými prostředky, a proto musí dodržet zejména pravidla určující způsob výběru dodavatelů. U výběrových řízení je podstatné dobře popsat to, co se bude nakupovat. To ví zpravidla lépe klient, a proto mu do technické specifikace mnoho nemluvíme. Více se soustředíme na definici procesu výběrového řízení. Společně diskutujeme o kvalifikačních a výběrových kritériích. Společně s klienty připravujeme v průběhu realizace projektu monitorovací zprávy a odesíláme je poskytovatelům dotací. Po ukončení naplánovaných etap projektů připravujeme poskytovatelům dotací detailní účetní a finanční reporty a žádáme je o zaslání platby dotace na bankovní účet našeho klienta.
Klientům radíme, jak přijaté finanční prostředky správně zaúčtovat. Naši společnou práci systematicky a pravidelně kontrolujeme, aby nedošlo k porušení závazných pravidel. To by mohlo vést k odebrání dotace. V případě, že klienta navštíví kontrolní orgán stojíme po jeho boku. Vysvětlujeme, objasňujeme a obhajujeme naše postupy.
Nakonec vše pečlivě u klienta zaarchivujeme. Poděkujeme. A rádi se zase vidíme.