Audit listin

Audit listin dotčených novou právní úpravou v souvislosti s nově přijatým Občanským zákoníkem (NOZ) č. 89/2012 Sb. a Zákonem o obchodních korporacích (ZOK) č. 90/2012 Sb. je služba, která Vám usnadní implementaci nových zákonných pravidel ve Vaší společnosti.

Jste člen statutárního orgánu společnosti? Víte o tom, že Vám od 1. 1. 2014 vznikají nová práva a povinnosti? Je na tyto změny Vaše společnost připravena? Jsou obchodní, i jiné smlouvy připravené na novou úpravu? Víte o možných výhodách a nevýhodách nové právní úpravy? Víte, že bude potřeba rozhodnout o dalším osudu společenské smlouvy Vaší společnosti? Znáte dopady vyplývající z nesouladu znění společenské smlouvy s platnou legislativou,  nebo  z vadně uzavřených smluvních vztahů?

Nebojte se, ani my ne. Neví to často ani nejlepší právní autority. Co ale víme jistě, že transformace Vašich listin na novou právní úpravu nebude jednoduchý proces. Každý proces, který není jednoduchý je dobré zvládnout tak, aby přinesl co nejméně škod a nepředvídatelných událostí. Můžete si celý proces připravit sami, nebo úkol zadat svým právníkům. To ale udělají všichni. Zadání tak možná nebude komplexní, možná nebude obsahovat priority a termíny. Možná budete chtít později svoje zadání změnit a nebo rozšířit. Bude nutné doufat, že se v zadání vyznají Vaši právníci i Vy sami a že úprava dopadne dobře. To je však riziko. Rizika je vhodné eliminovat.

Dalším východiskem je využití třetí možnosti – zrealizovat před předáním zadání Vašim právníkům audit listin. Vaši právníci pak dostanou kompletní a srozumitelné zadání v podobě, která pro ně bude komfortní a relativně snadno splní jejich hlavní úkol – trasformovat Vaše listiny, které jsou dotčené novou právní úpravou do podoby odpovídající novým požadavkům.

Jak audit listin probíhá? Dále jsou představeny hlavní kroky auditu:

  • Seznámení zákazníka s vybraným přehledem některých legislativních změn formou krátké prezentace – téma je tak komplexní, že do tématu opravdu jen lehce nahlédnete.
  • Identifikace listin dotčených novou právní úpravou – projdeme celou Vaší společnost a budeme identifikovat listiny, které Vaše společnost běžně používá (např. společenskou smlouvu, zakladatelskou listinu, stanovy, kolektivní smlouvu, obchodní podmínky, smlouvu o dílo, smlouvu o servisní podpoře, aj.). Vytvoříme seznam těchto listin, identifikujeme prioritu jejich transformace. Tyto listiny fyzicky zaevidujeme, identifikujeme jejich platnou verzi. Vytvoříme archiv takto identifikovaných listin.
  • Sumarizace požadavků objednatele na změny nevyvolané novou právní úpravou – zde se nad každou identifikovanou listinou s Vámi zastavíme a definujeme, zdali je vhodné provést nějaké úpravy, které vycházejí z Vašich potřeb, nikoliv z nové právní úpravy. Tyto identifikované potřeby sepíšeme do přehledných seznamů úkolů, které se budou vázat ke konkrétní listině – vznikne tzv. ToDoList.
  • Příprava projektového plánu a rozpočtu harmonizace listin – tento krok bude mít smysl v prostředí, kde identifikujeme velké množství listin. Jiný plán bude ve společnosti s pěti zaměstnanci, jiný v podniku s 30 tisíci zaměstnanci. Budou-li existovat priority, bude vhodné zadání v rámci projektového plánu zohlednit. U komplexních projektů bude vhodné odhadnout nutné zdroje na Vaší straně i na straně Vašich dodavatelů právních služeb.
  • Příprava datového nosiče obsahující veškeré dotčené dokumenty v editovatelné podobě a kompletní zadání – toto je finální produkt, který je možné předat Vašim právním zástupcům. U malé firmy jedno CD, u velké korporace pravidelný přísun aktualizovaného datového nosiče. Tento datový nosič obsahuje seznam dotčených dokumentů, prioritu jejich transformace, aktuální dotčené dokumenty, ty jsou převedeny do editovatelné podoby (ne vždy jsou zdrojové dokumenty dostupné v editovatelné podobě). Každý dotčený dokument obsahuje ToDoList s požadavky na úpravy listiny, které nejsou vyvolány právní úpravou, ale Vaší potřebou. ToDoList může být samozřejmě prázdný i plný připomínek. Datový nosič obsahuje dále projektový plán, který odráží priority pro realizaci úprav a odhad objemu práce, který bude potřeba vykonat na straně zpracovatele i zadavatele. Projektový plán určí milníky, odpovědnosti, termíny. Tento podklad může být základním vstupem pro poptávku realizace úprav listin vyvolaných novou právní úpravou. Nejmenší zadání může obsahovat dvě listiny, největší může obsahovat desítky, možná stovky listin.
  • Řízení projektu – další částí listinného auditu může být i zajištění součinnosti zákazníka s dodavatelem právních služeb a řízení celého projektu formou koordinace jednotlivých činností, kontroly plnění harmonogramu, dodržení rozpočtu, atd. jež kompletně zajistí naši konzultanti pro Vaši společnost na klíč. V případě, že nedisponujete vhodným partnerem pro dodávku právních služeb, zprostředkujeme v rámci projektu služby kvalifikovaného právního zástupce – advokáta.

Přenechte nám výběr správné cesty a formu zpracování. Určujte pouze cíle a obsahovou podstatu Vašich smluvních vztahů. Připravíme zadání, které bude reálné splnit v čase, který určíte. Věnujte se naplno aktivitám, které Vaší společnosti přináší profit. Zadejte nám audit listin!